Налоговый Вестник Оренбургской области - Предоставление вычетов по НДФЛ работодателем

Предоставление вычетов по НДФЛ работодателем

: Выпуск № 1 (175) январь 2016; Рубрика: Ответы на вопросы

День добрый! У нас следующая ситуация. У одного из работников организации ребенок родился 15 декабря 2015 года. Поскольку родители никак не могут выбрать малышу имя, и, соответственно, получить его свидетельство о рождении, документы, необходимые для предоставления «детского» вычета, поступят в бухгалтерию только в январе 2016 года. С какого момента в этом случае организация должна предоставить «детский» вычет сотруднику? Может ли «детский» вычет быть предоставлен за декабрь 2015 года «задним числом»?

Согласно пункту 3 статьи 218 Налогового кодекса (далее – Кодекс) «детские» вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты. Состав таких подтверждающих право на вычет документов может разниться в зависимости от каждой конкретной ситуации. В любом случае требуются копия свидетельства о рождении ребенка, в отношении которого заявляется вычет, а также копии свидетельств о рождении других детей налогоплательщика. Это необходимо, в том числе, и потому, что размер вычета зависит от того, каким по счету ребенок родился в семье – для целей предоставления вычета очередность появления в семье детей (как родных, так и неродных) определяется по датам их рождения (см. письма Минфина от 3 апреля 2012 г. № 03-04-06/8-96, от 10 апреля 2012 г. № 03-04-05/8-469 и т. д.).

Таким образом, пока нет свидетельства о рождении ребенка, вычет по НДФЛ не может быть предоставлен.

В то же время, согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 218 Кодекса уменьшение налоговой базы по НДФЛ на «детский» вычет производится с месяца рождения ребенка (детей). В то же время в рассматриваемой ситуации, поскольку заявление и документы, подтверждающие право на вычет, поступили в бухгалтерию только в январе 2016 года, в декабре 2015 года вычет сотруднику предоставлен не был. И для работодателя, как налогового агента по НДФЛ, этот налоговый период уже «закрыт».

Работодатель не сможет предоставить сотруднице в 2016-м году «детский» вычет за декабрь 2015 года. Однако это вовсе не означает, что этот вычет «сгорит». Дело в том, что согласно пункту 4 статьи 218 Налогового кодекса (далее – Кодекс) в случае, если в течение налогового периода стандартные вычеты налоговым агентом не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено Кодексом, то налогоплательщик имеет полное право по окончании налогового периода подать в налоговый орган по месту жительства налоговую декларацию и документы, подтверждающие его право на вычеты. На основании представленных документов налоговый орган пересчитает базу по НДФЛ с учетом полагающихся сотруднику стандартных вычетов и возвратит излишне удержанный в прошедшем налоговом периоде НДФЛ.

Таким образом, в подобных ситуациях действуют следующие правила. Если сотрудник представил заявление и документы на предоставление вычета с опозданием, а право на вычет (по случаю рождения ребенка) у него возникло в текущем году, то НДФЛ придется пересчитать с момента возникновения у работника этого права. Если же право на «детский» вычет по НДФЛ возникло в предыдущем налоговом периоде, то НДФЛ вы пересчитываете только с начала текущего года. А за возвратом прошлогоднего «излишка» НДФЛ сотрудник должен обращаться уже в налоговую инспекцию.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, должны ли сотрудники ежегодно писать заявления о предоставлении им вычетов по НДФЛ на детей?

Согласно пункту 3 статьи 218 Налогового кодекса стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, к которым, в том числе, относятся и «детские» вычеты, предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты. При этом нормы Кодекса не требуют, чтобы такие заявления подавались ежегодно. С этим согласны и контролирующие органы (см., напр., письма Минфина от 26 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-131, от 27 апреля 2006 г. № 03-05-01-04/105). Да и в некоторых случаях это просто излишне – ведь работник может воспользоваться «детским» вычетом с месяца рождения ребенка и до конца того года, в котором ребенок достиг 18-летнего возраста, и это его право никак не зависит от того, учится его ребенок или нет (см., напр., письмо Минфина от 22 октября 2014 г. № 03-04-05/53291).

Однако в любом случае необходимо, чтобы, во-первых, первоначальное заявление, которое представил сотрудник на вычет, было бессрочным. То есть если в нем написано, что работник просит о предоставлении «детских» вычетов конкретно в 2015 году, то для получения вычетов на ребенка (детей) в 2016 году ему придется подать новое заявление.

Во-вторых, при наличии «бессрочного» заявления необходимо контролировать, чтобы у сотрудника сохранялось право на его получение. Особенно это касается ситуаций, когда ребенок сотрудника достиг 18-летнего возраста.

В-третьих, безусловно, нелишним будет обновить заявление в случае, если, к примеру, у родителя родится еще один ребенок.

День добрый! У одного из работников организации ребенок, которому недавно исполнилось 20 лет, учится в вузе по очной форме обучения. Соответствующие справки из учебного заведения сотрудник всегда исправно приносил. Однако в настоящее время ребенок оформляет академический отпуск на год (по состоянию здоровья). Скажите, должен ли работодатель предоставлять работнику вычет по НДФЛ за период, когда его ребенок находится в академическом отпуске?

При соблюдении всех прочих условий, установленных в статье 218 Налогового кодекса (далее – Кодекс), вычет по НДФЛ предоставляется сотруднику в том числе и в период нахождения его ребенка, не достигшего 24-летнего возраста, в академическом отпуске. Однако для предоставления такого вычета следует взять у работника справку, выданную учебным учреждением, о том, что его ребенок-студент учится по очной форме обучения. А также следует взять и копию приказа о предоставлении ему академического отпуска.

Дело в том, что налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет. При этом оговорено, что «детский» вычет предоставляется за период обучения ребенка (детей) в образовательном учреждении и (или) в учебном заведении, включая академический отпуск, оформленный в установленном порядке в период обучения.

Отметим, что Порядок и основания предоставления академического отпуска утверждены приказом Минобразования и науки от 13 июня 2013 г. № 455. Согласно документу академический отпуск предоставляется обучающемуся в связи с невозможностью освоения образовательной программы по медицинским показаниям, семейным и иным обстоятельствам на период времени, не превышающий двух лет. Решение о предоставлении академического отпуска принимается руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом в 10-дневный срок со дня получения от обучающегося заявления и прилагаемых к нему документов (при их наличии) и оформляется приказом руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

Таким образом, справка из образовательного учреждения о форме обучения ребенка сотрудника и копия приказа о предоставлении ему академического отпуска являются документами, подтверждающими право сотрудника на получение «детского» вычета на этого ребенка.

День добрый! У нас возникла конфликтная ситуация с одной из работниц. Дело в том, что у нее двое детей, и младший из них признан инвалидом. Руководствуясь разъяснениями Минфина в 2015 году, на первого ребенка ей предоставлялся вычет в размере 1400 руб., а на второго – 3000 руб. Сейчас она утверждает, что организация излишне удержала у нее НДФЛ, поскольку на второго ребенка ей должен был быть предоставлен вычет в размере не 3000 руб., а 4400 руб. Подскажите, пожалуйста, как нам быть?

Для начала отметим, что с 1 января 2016 года порядок предоставления вычетов на детей-инвалидов несколько изменен. Соответствующие изменения внесены в статью 218 Налогового кодекса Законом от 23 ноября 2015 г. № 317-ФЗ (далее – Закон № 317-ФЗ). В первую очередь размер такого вычета увеличен. Причем его величина теперь поставлена в зависимость от того, кто его получает. Так, родителям и их супругам, а также усыновителям на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы, полагается вычет в размере 12 000 руб. При тех же условиях вычет на «особого» ребенка опекунам, попечителям, приемным родителям и их супругам, на обеспечении которых находится этот ребенок, предоставляется в размере 6000 руб. в месяц.

Увеличен Законом № 317-ФЗ и предельный размер дохода, до достижения которого сотрудники вправе получать «детские» вычеты. И если в 2015 году этот лимит был равен 280 000 руб., то в 2016 году «детские» вычеты не предоставляются с месяца, в котором доход сотрудника превысил 350 000 руб.

Тем не менее Законом № 317-ФЗ не разрешена главная проблема – порядок предоставления вычетов на детей-инвалидов так и остался недостаточно четко регламентирован. Дело в том, что в подпункте 4 пункта 1 статьи 218 Кодекса сказано, что детские вычеты предоставляются на первого и второго ребенка в размере 1400 руб., на третьего и последующих детей – в размере 3000 руб. И отдельно установлены размеры вычетов, предоставляемых на детей-инвалидов. В связи с этим неясно, суммируются ли названные вычеты при предоставлении их на ребенка-инвалида?

Контролирующие органы по данному вопросу придерживаются мнения, что вычет на ребенка-инвалида предоставляется в специально установленном на то размере и складывать его с «обычным» вычетом, который зависит от того, каким по счету ребенок родился в семье, не нужно (см. письма Минфина от 18 апреля 2013 г. № 03-04-05/13403, от 14 марта 2013 г. № 03-04-05/8-214, от 11 октября 2012 г. № 03-04-05/8-1180, от 29 августа 2012 г. № 03-04-05/8-1021 и т. д.). Логика чиновников, видимо, зиждется на том, что раз ребенок один, то один вычет и должен на него предоставляться.

В то же время нельзя не отметить, что в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса, утвержденном Президиумом ВС 21 октября 2015 г., судьи заняли совершенно иную позицию.

В пункте 14 данного Обзора указано, что размер стандартного вычета зависит от двух обстоятельств: каким по счету является ребенок и признается ли он инвалидом. То есть при расчете учитываются две нормы: общая – для всех детей, и специальная – для инвалидов. И эти критерии не указаны в законе как альтернативные, в связи с чем размер вычета допустимо определять путем сложения «обычного» и «особого» вычета.

На самом деле ваша организация четко следовала разъяснениям контролирующих органов. В данном случае, представляется, самый оптимальный вариант – разъяснить работнице ситуацию и рассказать, какие последствия для компании, как налогового агента по НДФЛ, может иметь неполная уплата налога.

Также стоит поставить ее в известность о позиции ВС, выраженной в пункте 14 Обзора, который утвержден Президиумом ВС 21 октября 2015 г. Далее следует ей сказать, что не все потеряно. Ведь согласно пункту 4 статьи 218 Налогового кодекса в случае, если в течение налогового периода стандартные вычеты налоговым агентом были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено Кодексом, то налогоплательщик имеет полное право по окончании года подать в налоговый орган по месту жительства налоговую декларацию и документы, подтверждающие его право на вычеты. На основании представленных документов налоговый орган пересчитает базу по НДФЛ с учетом полагающихся сотруднику «детских» вычетов и вернет излишне удержанный в истекшем налоговом периоде НДФЛ.

День добрый! Насколько я слышала, в 2016-м году сотрудники смогут обращаться к своему работодателю и за вычетом на обучение и лечение. Поясните, пожалуйста, это распространяется на вычет по расходам на лечение, которые были понесены в 2015 году? То есть этот вычет можно получить у работодателя?

Нет, по расходам на лечение и обучение, которые сотрудники организации понесли в 2015 году, вычет по НДФЛ они смогут получить только в налоговом органе при подаче декларации за 2015-й год и представив документы, подтверждающие право на вычет.

С 1 января 2016 года благодаря Закону от 6 апреля 2015 г. № 85-ФЗ в статье 219 Налогового кодекса, действительно, появятся положения, позволяющие налогоплательщику получить социальные налоговые вычеты на обучение и лечение у налогового агента (работодателя). Однако в данном случае речь идет о том, что названные социальные вычеты налогоплательщик может получить у работодателя, НЕ дожидаясь окончания налогового периода, в котором соответствующие расходы были понесены. В то же время 2015-й год почти закончен. А стало быть, вычеты по расходам на лечение и обучение, относящимся к 2015-му году, сотруднику будут предоставлены при подаче им декларации по форме 3-НДФЛ, которая должна быть сдана до 30 апреля 2016 года (п. 1 ст. 229 НК).

…А если в 2015 году названные вычеты не могут быть использованы полностью, могут ли они частично быть перенесены на 2016 год? То есть за остатком вычета 2015 года можно обратиться к работодателю уже в 2016 году?

Нет, перенос социальных налоговых вычетов по НДФЛ Налоговым кодексом не предусмотрен. То есть если в одном налоговом периоде социальные налоговые вычеты не могут быть использованы, то на следующие налоговые периоды остаток вычетов не переносится.

Поясните, пожалуйста, в каком порядке тогда работодатель будет предоставлять вычеты на лечение и обучение? Там же много условий, ограничений (начиная с того, кто платил за обучение, и заканчивая тем, что это было за лечение…).

В этой части вы напрасно беспокоитесь. Данные вычеты по аналогии с имущественным вычетом предоставляются работодателем лишь при условии, что помимо, собственно, соответствующего заявления он предоставит подтверждение его права на вычет. Его он должен получить в налоговой инспекции по месту жительства. Форма такого уведомления утверждена приказом ФНС от 27 октября 2015 г. № ММВ-7-11/473@. В этом уведомлении будут как детализированы вычеты, которые положены работнику, так и указана их общая сумма. Так что работодателю ничего проверять-сверять не нужно. Главное, проверьте, чтобы в названном уведомлении в поле «Уведомление выдано налогоплательщику для представления работодателю (налоговому агенту) __» были указаны реквизиты именно вашей организации).

Да, но ведь получается, что уведомление о подтверждении права на социальные вычеты (на лечение и обучение) сотрудник сможет представить только в середине года. Как в этом случае ему нужно предоставлять этот вычет?

Совершенно верно. Названное уведомление с начала года сотрудник совершенно точно не сможет представить работодателю. Как минимум он должен успеть оплатить обучение или лечение, то есть понести «вычитаемые» расходы. Плюс ко всему, ему также необходимо обратиться в налоговый орган – с тем, чтобы получить уведомление о подтверждении его права на вычет. А с момента обращения в инспекцию (со дня подачи подтверждающих документов) до получения данного уведомления может пройти до 30 дней (п. 2 ст. 219 НК в ред., действующей с 1 января 2016 г.).

В связи с этим отметим следующие правила, которые закреплены в обновленной редакции статьи 219 Кодекса:

1) социальные налоговые вычеты, предусмотренные подпунктами 2 и 3 пункта 1 статьи 219 Кодекса, предоставляются налогоплательщику налоговым агентом, начиная с месяца, в котором налогоплательщик обратился к налоговому агенту за их получением;

2) если сотрудник обратился к работодателю с заявлением о получении данных вычетов, приложив к нему уведомление налогового органа, подтверждающее его право на вычет, но… налоговый агент эти вычеты не предоставил, то сумму излишне удержанного НДФЛ бухгалтерия должна вернуть сотруднику в порядке, установленном статьей 231 Кодекса;

3) если по итогам налогового периода сумма дохода сотрудника, полученного у налогового агента, оказалась меньше суммы указанных вычетов, он может «остаток» получить в обычном порядке – на основании декларации, представленной в налоговую инспекцию.

Здравствуйте! У меня вопрос, связанный с порядком предоставления «детских» вычетов. Интересует, как нам поступить в следующей ситуации: сотрудника принимаем на работу не с начала года, а, к примеру, в апреле 2016 года. У него есть ребенок и в день заключения трудового договора он пишет заявление о предоставлении ему «детского» вычета. В общем случае мы предоставляем вычет с месяца поступления сотрудника на работу и в отношении доходов, которые ему выплачивает именно наша организация. А на доходы, полученные им у другого работодателя, мы смотрим с той лишь точки зрения, чтобы не был превышен лимит по доходам, рассчитанным нарастающим итогом с начала года, при превышении которого «детские» вычеты уже не положены. Скажите, а если сотрудник до трудоустройства к нам с начала года нигде не работал, ему вычеты предоставляются в таком же порядке? То есть не накапливаются ли вычеты за его «бездоходные» месяцы?

Установленные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Кодекса стандартные налоговые вычеты предоставляются налоговым агентом налогоплательщику за каждый месяц налогового периода путем уменьшения в каждом месяце налогового периода налоговой базы, определяемой нарастающим итогом, на сумму налоговых вычетов, рассчитанную также нарастающим итогом с начала налогового периода.

В случае если трудовые отношения не прерываются и если в отдельные месяцы налогового периода работодатель не выплачивал налогоплательщику доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, то, по мнению ФНС России, стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая и те месяцы, в которых не было выплат дохода.

Президиум ВАС еще в постановлении от 14 июля 2009 г. № 4431/09 указал, что Налоговый кодекс не содержит норм, запрещающих предоставление стандартного налогового вычета за те месяцы, в которых у работников отсутствовал доход, подлежащий обложению НДФЛ. Тем не менее контролирующие органы настаивают на том, что данное правило по умолчанию действует только в том случае, если трудовые отношения в течение года не прерывались, но просто в отдельные месяцы у сотрудника по тем или иным причинам не было облагаемого НДФЛ дохода. ФНС в письме от 29 мая 2015 г. № БС-19-11/112 сообщает, что в этом случае стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплат дохода.

Если же сотрудник был принят на работу не с первого месяца налогового периода, то «детские» вычеты в силу прямого на то указания, установленного пунктом 3 статьи 219 Кодекса, предоставляются лишь по этому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по другому месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной налоговым агентом в соответствии с пунктом 3 статьи 230 Кодекса. То есть «детские» вычеты предоставляются с месяца поступления сотрудника на работу и конкретно в отношении доходов, полученных в данной организации (см., напр., письма Минфина от 27 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-154).